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Automobil- und Motorradhersteller

Sicheres Outsourcing der Verwaltungstätigkeiten

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Verwaltungstätigkeiten und Archivierung für Automobil- und Motorradhersteller

Als Archivierungsdienstleister engagieren wir uns nicht nur um die effektive und herkömmliche Dokumenteneinlagerung. Unser Einsatz und Fokus geht bereits für renommierte deutsche Automobilhersteller und Motorradhersteller viel weiter. Als professioneller Partner, können wir Ihnen vielseitige Dienstleistungen anbieten.

Von der sicheren Verwahrung der Fahrzeugdokumente über die sorgfältige Bearbeitung von ZLB 1, ZLB 2, Sicherheiten und COCs (Certificate of Contormity) – Rhenus Archiv Services kümmert sich um die Details, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen die Verwahrung von Schlüsseln und Bordmappen sowie den kurzfristigen Transport benötigter Fahrzeugdokumente und Schlüssel in die Autohäuser.

Rhenus Archiv Services bietet sämtlichen Fahrzeugherstellern individuelle und maßgeschneiderte Lösungen für die effiziente Verwaltung und Archivierung von Fahrzeugdokumenten.

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Unsere Zertifikate

 

Die Vorteile mit Rhenus Archiv Services

  • Interne Revision und Risikomanagement gemäß MaRisk
  • Zertifizierung nach IDW PS 951
  • Effiziente Dokumentenverwaltung
  • Transparente Dokumentation
  • Risikoreduktion
  • Verbesserte Compliance
  • Flexibilität und Skalierbarkeit 
  • Höchste Sicherheit
  • Schneller Informationszugriff
  • Umweltfreundliche Praktiken

Unsere Verwaltungstätigkeiten für Fahrzeugproduzenten im Überblick


KFZ-Brief Verwaltung

Als Archivierungsdienstleister engagieren wir uns nicht nur um die effektive und herkömmliche Dokumenteneinlagerung. Unser Einsatz und Fokus geht bereits für renommierte deutsche Automobilhersteller und Motorradhersteller viel weiter. Als professioneller Partner, können wir Ihnen vielseitige Dienstleistungen anbieten.

Von der sicheren Verwahrung der Fahrzeugdokumente über die sorgfältige Bearbeitung von ZLB 1, ZLB 2, Sicherheiten und COCs – Rhenus Archiv Services kümmert sich um die Details, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen die Verwahrung von Schlüsseln und Bordmappen sowie den kurzfristigen Transport benötigter Fahrzeugdokumente und Schlüssel in die Autohäuser.

Rhenus Archiv Services bietet sämtlichen Fahrzeugherstellern individuelle und maßgeschneiderte Lösungen für die effiziente Verwaltung und Archivierung von Fahrzeugdokumenten.

Weitere Services

  • Bearbeitung von Fahrzeugdokumenten (Remarketing)
  • Versand bearbeiteten Aufträge
  • Durchführung von Vertragszuordnungen in kundeneigenen Applikationen
  • Bearbeitung von Sendungsnummern per Kurierservice
  • Tätigkeiten im Rahmen der Treuhandverwahrung
  • Kurierdienstleistungen
  • Regelmäßige Qualitätsaudits vor Ort
  • Beantwortung eingehender Telefonate / E-Mails
  • Regelmäßige Umlagerung der Fahrzeugdokumente, incl. Vollständigkeitskontrolle
  • Tägliche Reportings

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Bearbeitung von eingehenden Fahrzeugdokumenten

Zulassungsdokumente durchlaufen zunächst einen Prozess des Barcodierens und Scannens in unserem zuverlässigen Digitalisierungsbereich. Dies gewährleistet eine eindeutige Identifikation und einen reibungslosen Übergang in den elektronischen Workflow.

Nach diesem Schritt wird das detaillierte Transportprotokoll nach Mandanten getrennt und sicher an uns weitergeleitet. Die Abholung erfolgt dann durch einen spezialisierten Rhenus Kurier direkt beim Kunden, um eine schnelle und sichere Überführung zu garantieren.

Rhenus Archiv Services lagert die Zulassungsbescheinigungen (ZLD) mittels eines speziellen Archivsystems, wobei auf eine dynamische Lagerhaltung gesetzt wird. Der jeweilige Status der ZLB wird in das kundeneigene System übertragen.
Durch die Nutzung einer Überwachungsliste können wir die Vollständigkeit jederzeit überprüfen und sicherstellen.


Einlagerung von einzelnen ZLB 1 und COCs

Die Barcodes der individuellen ZLB 1 und COCs (EG-Übereinstimmungserklärung) werden sorgfältig dokumentiert und nachgehalten. Die Zuordnung der ZLB 1 zur entsprechenden ZLB 2 erfolgt anhand der FIN (Fahrzeugidentifikationsnummer).
Falls die ZLB 2 nicht unmittelbar verfügbar ist, werden die Dokumente entweder nachgesendet oder getrennt gelagert, während der Rücklauf überwacht wird.  


Verwahrung von Fahrzeugschlüsseln und Bordmappen

Die Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN) von einzeln eingehenden Schlüsseln oder Bordmappen wird sorgfältig eingetragen. Die Dokumente werden anhand der FIN der ZLB 2 entweder sortiert oder getrennt gelagert. Falls letzteres zutrifft, wird eine entsprechende Notiz an die ZLB 2 angefügt. 


Bearbeitung von ausgehenden Fahrzeugdokumenten 

Der Kunde stellt direkt über sein Versandprogramm eine Anforderung für die Dokumente. Bei Rhenus wird daraufhin das Versandschreiben erstellt, das alle wesentlichen Informationen wie Lagerort, Briefnummer, FIN, Empfängeradresse, Versandart usw. Enthält.

Je nach vereinbarten Servicelevel, kann die Bearbeitung der ZLB 2 von der Auslagerung aus dem kundeneigenen System bis zum Versandauftrag übernommen werden.

In Bezug auf die Bearbeitung eingehender Bürgschaften erfolgt eine Prüfung auf Originalität, gefolgt von der Erfassung der Bürgschaft im Rhenus ArchivSystem. Eine wöchentliche Überprüfung erfolgt, um festzustellen, ob der Kunde eine Vertragsnummer zugewiesen hat. Wenn dies der Fall ist, wird die Bürgschaft nachbearbeitet und im entsprechenden Aktenordner abgelegt.


Bearbeitung von ausgehenden Bürgschaften

Der Versandprozess umfasst den automatischen Druck der Versandschreiben, gefolgt von der Erstellung eines Reports. Dieser Report wird nochmals mit den Versandschreiben abgeglichen, bevor die anschließende Kommissionierung der Bürgschaften erfolgt.

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